Reuniões (geralmente) Não Valem Seu Tempo!
Você já esteve em alguma reunião e pensou: “O que estou fazendo aqui? Eu poderia estar trabalhando de verdade!”
É claro que sim, todos nós já. Então, por que persistimos em atender reuniões quando sabemos que elas provavelmente não são a melhor maneira para se fazer o trabalho?
Imagine se você precisou preparar um business case para uma reunião. Você sabe, delinear a expectativa de custos e benefícios e somente aprovar se os benefícios superarem os custos. Talvez seja isso que nós deveríamos estar fazendo, porque se você somar o custo de cada funcionário de todos na reunião, encontrará um valor na casa de milhares de dólares por hora. Nós aceitamos esse desperdício como uma maneira normal de fazer negócios, mas aposto que se você pedisse permissão para pegar milhares de dólares em dinheiro da conta da empresa e jogar fora, receberia um sonoro “não”
Não me entenda mal, reuniões podem ser uma maneira eficiente para fazer decisões, colaborar em questões importantes ou disseminar informação. Mas, geralmente, não são.
Aqui estão algumas dicas para conseguir reuniões que agreguem valor (por favor, adicione as suas também à lista):
1. Primeiro, pergunte-se por que você precisa uma reunião e se a reunião é a melhor maneira de realizar o trabalho. Pode ser resolvido através de um email, um telefonema ou um café? Se você decidir que uma reunião é a maneira mais eficiente, então, comunique às pessoas disso. Eu começo toda reunião dizendo qual o propósito, e como o sucesso dela se parece.
2. Se você tem uma reunião semanal regular com seu time, pergunte-se se isso é realmente necessário essa semana. Não continue tendo reuniões regulares simplesmente elas estão em seu calendário. E por favor, não seja o tipo de líder de time que pede a cada membro que forneça uma atualização verbal rápida para o resto do time se você recebeu relatórios escritos contendo as mesmas informações. Isso realmente me irrita, mas é surpreendente o quão comum é.
3. Então, escolha o tempo adequado para a reunião. Como a evolução humana chegou no valor de 3.600 segundos (60 minutos) ser o tempo necessário para uma reunião? Por que não 47,3 minutos, 67,18 minutos ou 3,142 minutos? Não se sinta obrigado a utilizar todo tempo programado. Na verdade, nada me faz mais feliz que dizer às pessoas: “Vou devolver a vocês 18 minutos de seus dias.”
4. Defina um dia e hora que se encaixe para todos que você precisa que atendam à reunião. Não há razão em ter reunião com metade das pessoas necessárias.
5. Comece na hora marcada. Se a reunião está agendada para as 10:00, comece na hora. Se alguém aparecer as 10:01, registre ao lado do nome da pessoa “atrasado”. Isso pode parecer exigente, mas quando você soma junto de alguém chegando 3 minutos atrasado, outro mais 4 minutos atrasados, é possível que você já tenha esperado até 10% do tempo alocado para a reunião. Deixe claro que suas reuniões começam no horário.
6. Apenas convide as pessoas para o tempo que elas precisam estar na reunião. Se alguém é o número 3 no roteiro da reunião, avise-os que eles podem entrar 15 minutos após o início, e que eles podem deixá-la assim que cumprirem suas partes – ou ficar, caso estejam interessadas. Na verdade, qualquer um deveria estar livre para deixar a reunião se sua contribuição não é necessária.
7. Toda documentação previamente fornecida antes da reunião deve ser entendida como lida. Nada desperdiça mais tempo que alguém que não leu os documentos ou insiste em analisá-los na reunião.
8. Não permita que duas ou três pessoas tenham uma conversa que deveria ter sido feita antes ou após a reunião. Não permita que as pessoas barulhentas se sobressaiam sobre as silenciosas. Não deixe que dominem a reunião. Tenha certeza que os participantes estão focados, e peça pra não checarem emails ou fazerem quaisquer outras atividades. Na verdade, se estão dispersos, elas provavelmente não deveriam estar na reunião. Peça contribuições ativamente de todos, se não somente os extrovertidos falarão.
9. Termine na hora. Se a reunião termina às 11:00, e são 10:50 e você nota que não conseguirá com que tudo seja analisado, avise aos participantes que mesmo assim você terminará na hora e você entrará em contato com as pessoas para finalizar o restante do trabalho.
10. Registre atas e pontos a destacar e distribua-os rapidamente. Garanta que você faça o acompanhamento com as pessoas antes de qualquer reunião agendada futura.
Como disse no início, reuniões podem ser uma ferramenta útil para tomar decisões ou fazer o trabalho, mas geralmente não são. Comece a questionar aqueles convites de reunião, e seja corajoso o suficiente para decliná-los. Simplesmente explique às pessoas que você está focado em entregar valor à organização e a reunião não é a melhor maneira de você alcançar isso. E caso as pessoas continuem em enviar convites de reunião, solicite para ver o business case para a reunião 😊
Quais são suas dicas para uma boa reunião?
Fonte:
https://www.projectmanagement.com/blog-post/75887/meetings-are--usually--just-not-worth-the-time-
Tradução: Rodrigo Schmitz Colpani – Engenheiro e Voluntário PMIRS
É claro que sim, todos nós já. Então, por que persistimos em atender reuniões quando sabemos que elas provavelmente não são a melhor maneira para se fazer o trabalho?
Imagine se você precisou preparar um business case para uma reunião. Você sabe, delinear a expectativa de custos e benefícios e somente aprovar se os benefícios superarem os custos. Talvez seja isso que nós deveríamos estar fazendo, porque se você somar o custo de cada funcionário de todos na reunião, encontrará um valor na casa de milhares de dólares por hora. Nós aceitamos esse desperdício como uma maneira normal de fazer negócios, mas aposto que se você pedisse permissão para pegar milhares de dólares em dinheiro da conta da empresa e jogar fora, receberia um sonoro “não”
Não me entenda mal, reuniões podem ser uma maneira eficiente para fazer decisões, colaborar em questões importantes ou disseminar informação. Mas, geralmente, não são.
Aqui estão algumas dicas para conseguir reuniões que agreguem valor (por favor, adicione as suas também à lista):
1. Primeiro, pergunte-se por que você precisa uma reunião e se a reunião é a melhor maneira de realizar o trabalho. Pode ser resolvido através de um email, um telefonema ou um café? Se você decidir que uma reunião é a maneira mais eficiente, então, comunique às pessoas disso. Eu começo toda reunião dizendo qual o propósito, e como o sucesso dela se parece.
2. Se você tem uma reunião semanal regular com seu time, pergunte-se se isso é realmente necessário essa semana. Não continue tendo reuniões regulares simplesmente elas estão em seu calendário. E por favor, não seja o tipo de líder de time que pede a cada membro que forneça uma atualização verbal rápida para o resto do time se você recebeu relatórios escritos contendo as mesmas informações. Isso realmente me irrita, mas é surpreendente o quão comum é.
3. Então, escolha o tempo adequado para a reunião. Como a evolução humana chegou no valor de 3.600 segundos (60 minutos) ser o tempo necessário para uma reunião? Por que não 47,3 minutos, 67,18 minutos ou 3,142 minutos? Não se sinta obrigado a utilizar todo tempo programado. Na verdade, nada me faz mais feliz que dizer às pessoas: “Vou devolver a vocês 18 minutos de seus dias.”
4. Defina um dia e hora que se encaixe para todos que você precisa que atendam à reunião. Não há razão em ter reunião com metade das pessoas necessárias.
5. Comece na hora marcada. Se a reunião está agendada para as 10:00, comece na hora. Se alguém aparecer as 10:01, registre ao lado do nome da pessoa “atrasado”. Isso pode parecer exigente, mas quando você soma junto de alguém chegando 3 minutos atrasado, outro mais 4 minutos atrasados, é possível que você já tenha esperado até 10% do tempo alocado para a reunião. Deixe claro que suas reuniões começam no horário.
6. Apenas convide as pessoas para o tempo que elas precisam estar na reunião. Se alguém é o número 3 no roteiro da reunião, avise-os que eles podem entrar 15 minutos após o início, e que eles podem deixá-la assim que cumprirem suas partes – ou ficar, caso estejam interessadas. Na verdade, qualquer um deveria estar livre para deixar a reunião se sua contribuição não é necessária.
7. Toda documentação previamente fornecida antes da reunião deve ser entendida como lida. Nada desperdiça mais tempo que alguém que não leu os documentos ou insiste em analisá-los na reunião.
8. Não permita que duas ou três pessoas tenham uma conversa que deveria ter sido feita antes ou após a reunião. Não permita que as pessoas barulhentas se sobressaiam sobre as silenciosas. Não deixe que dominem a reunião. Tenha certeza que os participantes estão focados, e peça pra não checarem emails ou fazerem quaisquer outras atividades. Na verdade, se estão dispersos, elas provavelmente não deveriam estar na reunião. Peça contribuições ativamente de todos, se não somente os extrovertidos falarão.
9. Termine na hora. Se a reunião termina às 11:00, e são 10:50 e você nota que não conseguirá com que tudo seja analisado, avise aos participantes que mesmo assim você terminará na hora e você entrará em contato com as pessoas para finalizar o restante do trabalho.
10. Registre atas e pontos a destacar e distribua-os rapidamente. Garanta que você faça o acompanhamento com as pessoas antes de qualquer reunião agendada futura.
Como disse no início, reuniões podem ser uma ferramenta útil para tomar decisões ou fazer o trabalho, mas geralmente não são. Comece a questionar aqueles convites de reunião, e seja corajoso o suficiente para decliná-los. Simplesmente explique às pessoas que você está focado em entregar valor à organização e a reunião não é a melhor maneira de você alcançar isso. E caso as pessoas continuem em enviar convites de reunião, solicite para ver o business case para a reunião 😊
Quais são suas dicas para uma boa reunião?
Fonte:
https://www.projectmanagement.com/blog-post/75887/meetings-are--usually--just-not-worth-the-time-
Tradução: Rodrigo Schmitz Colpani – Engenheiro e Voluntário PMIRS
Data de publicação:
24 de janeiro de 2024
