5 técnicas de produtividade e gestão do tempo para Líderes de Projeto
Implementar técnicas simples e rápidas auxiliam para melhorar a sua produtividade e gerir melhor seu tempo em ambientes de projetos. As cinco técnicas abaixo são um incentivo do presidente do PMI Rio Grande do Sul, Alex Rosa, para você diminuir a ansiedade, aumentar a visibilidade, ser mais criativo e ir para um nível mais alto de produtividade como líder de projeto.
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Siga a regra 1-3-5
Separe um dia da semana para realizar suas tarefas, criando uma lista de acordo com a seguinte estrutura: 1 grande missão, 3 tarefas médias e 5 pequenas atividades. Execute as tarefas seguindo estritamente essa ordem (1-3-5), começando pela missão principal, que geralmente é a mais desafiadora. Ao fazer isso, você estará mais preparado para lidar com as demais. Repita esse padrão nos demais dias. Esse método não apenas aumenta significativamente a produtividade, mas também reduz a procrastinação ao longo do tempo
App para aumento da produtividade
Ter um aplicativo de produtividade no smartphone é um recurso valioso para aumentar a eficiência e a organização pessoal, especialmente ao lidar com vários projetos simultaneamente. Eu utilizo o TODOIST, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas amplamente utilizada no mundo todo, compatível com qualquer dispositivo e com idioma em português. Com ela, consigo catalogar as tarefas por contexto ou por projeto, o que facilita enormemente o gerenciamento dessas múltiplas atividades que fazem parte do meu dia a dia.
Regra dos 2 minutos
A regra dos dois minutos é um conceito apresentado por David Allen, autor do livro 'A Arte de Fazer Acontecer' (Getting Things Done). Segundo essa regra, sempre que você receber uma tarefa ou demanda que possa ser concluída em dois minutos ou menos, é mais eficiente executá-la imediatamente, em vez de adiá-la ou adicioná-la à sua lista de tarefas.
Resolver rapidamente essas pequenas demandas evita acumulações e a sensação de sobrecarga causada por uma lista extensa de pendências. Pessoalmente, sou fã desta regra, pois ela tem um impacto positivo significativo na minha semana!
Planeje sua semana
Planejar a semana é fundamental para aprimorar a sua produtividade. Faça uma lista de tudo o que você precisa realizar durante a semana seguinte. É preferível fazer isso em um sábado ou domingo, reservando um tempo específico para o planejamento.
Após criar a lista, divida as tarefas conforme a regra 1-3-5. Além disso, priorize as atividades com prazos mais imediatos para o início da semana. Reserve espaços na sua agenda pessoal e profissional para garantir que essas atividades sejam rigorosamente cumpridas. Planejar sua semana com antecedência aumenta consideravelmente a sua produtividade!
Adote um sistema de produtividade
As técnicas mencionadas anteriormente são um avanço significativo e podem levar você a um novo patamar de produtividade. Agora, imagine ter todas essas estratégias combinadas em um sistema mais amplo de gestão de tempo e produtividade? Adotar essa abordagem é a chave para liberar todo o seu potencial e alcançar níveis extraordinários de realização.
Atualmente, utilizo um sistema personalizado, desenvolvido com base na minha experiência ao longo de anos experimentando diversas técnicas. Contudo, tudo teve início com o valioso GTD (Getting Things Done), um dos melhores sistemas que já utilizei. Recomendo muito!
