Governança: Passo Fundo e Governo do RS seguem planos estruturados para o setor público

O Setor Público terá mais visibilidade este mês no PMI Rio Grande do Sul. O PMDAY "PMOs & Governança de Projetos" reunirá gestores de projetos e entusiastas em torno de cases e muita troca de experiências.

Conversamos com dois convidados para antecipar para você alguns pontos interessantes dos cases que serão compartilhados durante o evento. O primeiro é o Secretário de Administração de Passo Fundo, Fernando Boeira, que apontou alguns detalhes e estrutura atual do município. A segunda é a Subsecretária de Planejamento do RS, Carolina Scarparo, que fez um overview da atual dinâmica de trabalho na pasta do Governo.

Confira abaixo a entrevista:

PMIRS - Como é visto atualmente - e tratado - o PMO? A gestão de projetos é priorizada?

Fernando Boeira (Passo Fundo) - A gestão de projetos no município é atualmente descentralizada, sem a presença de uma estrutura de Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) na administração direta. Neste contexto, o Prefeito, Pedro Almeida, é responsável pela supervisão e controle dos principais projetos, em colaboração com o Secretário de Gestão, Dailon Barp, que monitora os números e indicadores de todas as secretarias.

Além disso, foi estabelecido um grupo gestor composto pela Procuradoria Geral, Administração, Gestão, Planejamento, Educação e Finanças, bem como a Secretaria de Inovação, em 2023, que visa não apenas aprimorar os serviços públicos, mas também promover projetos que visem a inovação na iniciativa privada.

Na Secretaria de Administração existe o Núcleo de Projetos dentro da Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTEC), responsável por organizar, distribuir e prestar assistência na execução dos projetos de TI. Além disso, a Secretária Adjunta de Administração pertence a esta coordenadoria e já ocupou o cargo de coordenadora da CTEC. Ela coordena o Núcleo de Gestão pela Qualidade. Desde 2021, ela e sua equipe têm trabalhado incansavelmente para agilizar a implementação de novos serviços digitais, tornando os processos menos burocráticos e mais ágeis.

Carolina Scarparo (Planejamento do Governo do RS) - Destaco aqui a perenidade do nosso modelo de Governança e Gestão de Projetos. Foi algo que iniciou há muito tempo e cada Governo que chega, reconhece, fortalece e evolui o modelo, direcionando à sua sistemática e forma de atuação. Não se começa do zero. Muito se constrói com base nesse aprendizado e evolução constantes, no sistema, nas práticas, no conhecimento das equipes com relação à gestão de projetos, através das capacitações.

E hoje, a Secretaria do Planejamento coordena a Governança no Estado, mas todas as Secretarias possuem conhecimento em gestão de projetos e podem executar seus projetos com qualidade, claro que sempre sob o olhar do Planejamento orientando e apresentando novas práticas, mas já vemos uma maturidade sendo criada nos próprios órgãos e isso garante a perenidade e a qualidade dos projetos. Com isso podemos dizer que fortalecemos a cultura de gestão de projetos, que está absorvida e é aplicada pelos servidores nos últimos anos.

PMIRS -  A Governança dos projetos impactou as entregas do Governo de que forma? Quais as principais mudanças percebidas?

Fernando Boeira (Passo Fundo) - A implementação da Governança dos projetos teve um impacto notável nas entregas do Governo, melhorando a eficácia e a eficiência das operações governamentais. As principais mudanças percebidas incluem:

• Tomadas de Decisão Mais Rápidas: A Governança dos projetos permitiu decisões mais ágeis, tornando o processo de tomada de decisões mais eficiente e eficaz.
• Organização dos Temas no Plano de Governo: Houve uma clara organização dos principais temas no plano de governo, facilitando a identificação de prioridades e metas. Isso contribuiu para um direcionamento mais preciso dos esforços e recursos.
• Sistematização de Processos: A sistematização de processos resultou em uma execução mais consistente e eficiente das ações governamentais, reduzindo a probabilidade de falhas e retrabalho.

Carolina Scarparo (Planejamento do Governo do RS) - Considero que a Governança é uma grande engrenagem do Governo, que tem objetivo de concretizar as entregas que são prioritárias para o Governo. Então ela impacta atuando desde o nível técnico e operacional, até a alta gestão, garantindo que os problemas sejam resolvidos, os riscos atenuados e os pontos críticos sejam trabalhados conjuntamente, de forma transversal entre as Secretarias, garantindo recursos e que os esforços sejam direcionados.

A Governança garante um ritmo de entregas e um foco conjunto do Governo para que tudo seja realizado. Um exemplo é que esse ano tivemos diversos eventos climáticos que exigiram respostas rápidas, com projetos robustos, que pudessem dar assistência à população atingida. No início do ano tivemos a questão das cheias, que lançamos o Programa Supera Estiagem, que reuniu uma série de esforços para superar os impactos da estiagem. Ao longo do ano tivemos os ciclones, as cheias e enchentes, vários Programas foram lançados e executados de forma rápida com qualidade, atendendo a população, a exemplo do Volta por Cima (benefício dado à população atingida pelas enchentes) e todo apoio que vem sendo dado no Vale do Taquari. E isso só foi possível através de uma Governança forte e presente, que faz com que o que é idealizado seja de fato realizado lá na ponta.

O primeiro ano de Governo é um ano bastante dedicado ao planejamento e a partir disso se pensa quais políticas serão executadas e quais projetos serão operacionalizados durante o ano para melhorar a situação em que se vive hoje. Tendo isso em vista, uma grande mudança que aconteceu esse ano foi um alinhamento entre todos os instrumentos do planejamento, desde o mapa estratégico, à elaboração do PPA, à elaboração da Lei Orçamentária anual, todos foram alinhados de forma conjunta para garantir que os esforços estejam na mesma direção. Isso foi uma mudança porque foi a primeira vez que o planejamento já nasceu alinhado, o que nas gestões anteriores era feito ao longo dos anos. Esse ano, as Secretarias iniciaram com as suas prioridades planejadas e os recursos foram alocados para essas prioridades. 

PMIRS - Podem destacar um exemplo da aplicação das metodologias de projetos no Governo ou junto à equipe?

Fernando Boeira (Passo Fundo) -  Na CTEC, utilizamos um sistema baseado no método Kanban para gerenciar nossos projetos. O objetivo principal desse sistema é proporcionar uma visão clara de todas as demandas de projetos que recebemos e tornar o acompanhamento dessas demandas mais transparente. Além disso, realizamos relatórios semanais de todos os projetos de tecnologia para acompanhar o fluxo de projetos e ajustar as prioridades conforme necessário.

Antes da pandemia, já tínhamos iniciado o processo de implementação do governo digital. No entanto, diante da necessidade de melhorar o atendimento aos munícipes em meio às restrições da pandemia, intensificamos a implementação do governo digital no município. Atualmente, oferecemos mais de 200 serviços digitais e desenvolvemos um aplicativo móvel com 21 serviços disponíveis. Além disso, migramos os serviços tecnológicos para a plataforma do Google Workspace e estamos trabalhando em projetos de tecnologia para expandir ainda mais o atendimento digital à população a partir da plataforma.

Carolina Scarparo (Planejamento do Governo do RS) - Eu destaco o programa Avançar. Na primeira gestão do atual Governo, obteve-se R$ 6 bilhões a partir da venda das estatais. O Governo precisou se estruturar para garantir que houvesse qualidade no emprego desses recursos, que houvesse projetos estruturantes e com impacto para a população, com capacidade de execução. Em curto período de tempo foi possível estruturar o programa Avançar, que é muito robusto, com diversas frentes de investimento. Houve acompanhamento dessa execução de forma que hoje grande parte do recurso já foi executado, os projetos avançaram e isso é um destaque porque até então o Rio Grande do Sul não tinha recursos neste volume para investimento. Tendo esse conhecimento prévio em Gestão de Projetos foi possível ser executado com qualidade e foco para os cidadãos.

PMIRS - Para você, qual é o principal desafio a ser superado no próximo ano?

Fernando Boeira (Passo Fundo) - A melhoria no processo de licitações. Isso irá ocorrer por meio do planejamento ordenado das compras da Prefeitura e da implementação de processos eletrônicos neste setor. Isso resulta em um acompanhamento mais eficiente, permitindo visualizar as etapas e ajustar as prioridades nas contratações de acordo com as necessidades. Também estamos lidando com o desafio de organizar um concurso público. O último concurso geral aconteceu em 2009, o que resultou em uma defasagem em nosso quadro de funcionários.

Carolina Scarparo (Planejamento do Governo do RS) - A partir da venda Corsan, temos mais R$ 4 bilhões para serem investidos nos próximos anos. Nosso grande desafio é selecionar os projetos que serão contemplados com esse recurso. As Secretarias têm vários projetos, mas precisamos fazer escolhas. Então estabelecer quais serão os critérios para que os projetos sejam contemplados, fazer um ranking entre os projetos para facilitar a tomada de decisão da gestão são grandes desafios para o próximo ano.

Confira a programação completa e INSCREVA-SE: https://www.sympla.com.br/evento/pmday-setor-publico-pmos-governanca-de-projetos/2223158